Welkom in de KSA Hemen! We wensen jou en je groep een fijn verblijf toe. Wij waarderen en respecteren de eigenheid van elke groep, dus vragen we datzelfde respect ook voor onze accommodatie, onze mensen en onze omgeving. Om een goede verstandhouding te garanderen, lijsten we hieronder onze afspraken op.

Algemeen

Je groep verklaart zich akkoord met de algemene verblijfsvoorwaarden van KSA Hemen vzw zoals ontvangen en hier te vinden, alsook met deze verblijfsafspraken.

In onze accommodatie is veel mogelijk, maar de grenzen worden bepaald door onderstaande afspraken en de afspraken die gelden in onze samenleving. Klachten, vaststellingen of interventies door wangebruik of overlast door de gebruikers van onze KSA-hemen, laten we daarom niet zonder gevolg. Alle toewijsbare kosten worden verhaald op de groep die ze heeft veroorzaakt. Zware of herhaaldelijke inbreuken door verenigingen signaleren we aan de koepelorganisatie en de gemeentelijke diensten van de thuislocatie. Bij strafbare feiten volgt een onmiddellijke aangifte bij de politie.

Goed voorbereid

• De groep kan niet groter zijn dan de maximale toegestane capaciteit van de accommodatie, zoals vermeld op de website. Overnachten in tenten (max. 24 personen) kan enkel bij de huur van het Graalkasteel in juli en augustus.
• In de bagage:
  > Hoeslaken en kussensloop zij verplicht voor elke deelnemer;
  > Poetsproducten en toiletpapier zijn niet of beperkt aanwezig, poetsmateriaal is wel ter beschikking;
  > Zware elektrische toestellen en toestellen op gas (bijkomende diepvries, elektrische verwarming ...) mogen niet aangesloten worden. Uitzonderingen kunnen enkel na afspraak en tegen een eventuele meerprijs;
  > MONSALVAET - de verblijvende groep kan enkel de aanwezige professionele geluidsinstallatie gebruiken. Eigen geluidsversterking is niet toegelaten (zie ook 'geluidsversterking' verder)
• Bezorg de verplichte deelnemerslijst digitaal via [email protected]. KSA Hemen vzw is gebonden aan de wet van 1 maart 2007 "houdende diverse bepalingen" (artikel 141 tot 147). De wetgeving verplicht ons om deze gegevens op te vragen, wij gebruiken ze niet andere doeleinden.
• Registreer je groep bij de gemeente Heuvelland, zoals bepaald door het politiereglement. Ook de aanvraag van een kampvuur (zie ook verder), een fakkeltocht of nachtspel is verplicht. Dat kan digitaal: https://www.toerismeheuvelland.be/nl/op-kamp-in-heuvelland. Op deze webpagina kan je bovendien alle info terugvinden over evenementen in de omgeving.
• MONSALVAET - De twee benedenzalen zijn enkel tijdens de zomermaanden één grote ruimte. Heb je buiten de zomer toch de grote ruimte nodig voor de geplande activiteiten, vraag dat dan minstens een week voor je aankomst aan.
• Barbecue is beschikbaar op aanvraag ([email protected]). Proper achter te laten...
• De Graalkapel, toegankelijk via Monsalvaet, is voor alle verblijvende groepen beschikbaar voor 'stille momenten'. Vraag het gebruik minstens een week voor je aankomst aan.
• De KSA-hemen liggen in de dorpskern, bij de jeugdverblijven is enkel parkeerplaats voor de begeleiding en koksploeg voorzien. De Schomminkelstraat is smal en dus niet voorzien voor veel verkeer. Organiseer een vlot verloop van het afzetten en ophalen van je groep, wij hebben daartoe een handige infofiche voor jullie klaar.
• Het aankomstuur voor je groep is vermeld op het formulier 'toegangsbewijs'. Daarbij gelden volgende regels:
  > JULI/AUGUSTUS - aankomst vanaf 15.00 uur;
  > WEEKVERBLIJF - aankomst zoals afgesproken met het secretariaat;
  > WEEKENDVERBLIJF - aankomst van minstens de groepsverantwoordelijke op vrijdag tussen 17.00 en 19.00 uur.
• De afgesproken aankomsttijd is strikt na te leven. Bij onvoorziene omstandigheden (druk verkeer e.a.) moet zo snel mogelijk contact opgenomen worden met:
  > ENKEL TIJDENS DE WERKUREN (8.00 - 16.00 uur): Filip (+32 486 28 22 11);
  > TIJDENS HET WEEKEND: Jean-Pierre (+32 57 40 09 17 of +32 471 99 94 34);
  > TIJDENS DE ZOMERVAKANTIE: residentie (+ 32 486 28 22 11).

Bij aankomst

• Neem contact op met de medewerker die het onthaal zal verzorgen, de gegevens staan vermeld op het toegangsbewijs.
• Wij doen er alles aan om jouw groep bij aankomst een correcte accommodatie aan te bieden. Afwijkingen op de inventaris, een defect of schade blijven mogelijk. Je groep kan dit tot uiterlijk een uur na aankomst aan onze medewerker melden. Daarna worden eventuele afwijkingen zonder discussie toegewezen aan je groep en aan kostprijs aangerekend.
• Onze accommodatie voldoet aan de veiligheidsnormen, maar in nood is het aan jouw groep om snel en goed te handelen. Neem de veiligheidsinstructies in de inkomhal van elk gebouw grondig door. Duid een verantwoordelijke voor de evacuatie en voor brandbestrijding aan. Deze voorschriften kunnen levens redden:
  > Elke vluchtweg moet vrij blijven van elk obstakel.
  > Een deurpomp moet de deur dicht houden, forceer ze niet om open te blijven.
  > Ga omzichtig om met vuur (geen kaarsen binnen).
  > Laat geen batterijen onbewaakt opladen (ook niet van de GSM).
• Geef eventuele wijzigingen in de deelnemerslijst door aan onze medewerkers. Op basis van de ontvangen gegevens worden de extra kosten (energie, water, afvalverwerking) via het afgesproken tarief per persoon na jullie verblijf verrekend.

Tijdens het verblijf

• Algemeen geldt een verbod op geluidsinstallaties buiten de gebouwen. Enkel functioneel gebruik van geluidsversterking is voor een beperkte tijdspanne toegestaan tussen 8.00 en 2.00 uur.
• Er is geen (kamp)vuur mogelijk op het terrein van de KSA-hemen, er is een kampvuurplaats in het dorp. Een aanvraag (zie eerder) is noodzakelijk.
• Voor wie in de KSA-hemen verblijft, geldt het lokale politiereglement. Denk vooral aan
  > avondstilte vanaf 22.00 uur;
  > na zonsondergang niet in het bos;
  > geen kampvuur/nachtspelen/fakkeltochten zonder toestemming;
  > ruiltochten zijn verboden.
• Geen nagels, nietjes of plakband in houtwerk of muren. Maak gebruik van de priklatten. Bevestig niks aan de ophanging van de akoestische platen. Herstellingen na schade door je groep worden aangerekend.
• Buiten kan enkel het tuinmeubilair gebruikt worden.
• Plaats geen auto's op het domein. Parkeer bij voorkeur op de ruime parking achter het verblijf van Monsalvaet.
• Gebruik het beddengoed (matrassen, dekens, kussens) enkel binnen de slaapzaal.
• KSA Hemen vzw voorziet in reguliere afvalophaling (restafval, papier en karton, GFT en PMD). Voor alle andere afval staat de groep zelf in. De informatie voor het sorteren is terug te vinden in de keuken van elk gebouw. Breng het afval regelmatig correct gescheiden naar de aangegeven verzamelplaats. Goed sorteren is belangrijk, een opgelegde boete en/of overlast door geweigerde ophaling wordt aangerekend.

Bij vertrek

• Je groep staat zelf in voor de schoonmaak. Vermijd extra poetskosten door gebruik te maken van de checklist voor de schoonmaak, te vinden in de keuken. Denk daarbij aan:
  > Alle lokalen en het domein ordelijk en proper verlaten. Let op, dagverblijvers (zonder overnachting) hoeven enkel te vegen;
  > Meubels terug plaatsen zoals aangegeven in het betreffende lokaal (zie fotokader);
  > Kasten in keuken en refter: alles goed afwassen en ordelijk in de juiste kast terug plaatsen;
  > Koelkast en diepvries: elektriciteit uitschakelen (niet tijdens juli en augustus), uitwassen en deuren open laten;
  > Verloren voorwerpen blijven maximaal 1 maand beschikbaar. Wie materiaal van het heem per vergissing meeneemt, moet dit binnen de week terugbrengen om een toeslag te vermijden.
• Breng alle afval gesorteerd naar de aangegeven verzamelplaats.
• Houd je aan het vertrekuur zoals vermeld op het formulier 'toegangsbewijs'. Daarbij gelden volgende regels:
  > JULI/AUGUSTUS - vertrek voor 12.00 uur;
  > WEEKVERBLIJF - vertrek zoals afgesproken met het secretariaat. Op vrijdag moeten de slaapplaatsen voor 10.00 uur vrij zijn. Vertrek op vrijdag moet voor 15.00 uur.
  > WEEKENDVERBLIJF - vertrek op zondag zoals afgesproken met het secretariaat.
• De afgesproken vertrektijd is strikt na te leven. Bij onvoorziene omstandigheden moet zo snel mogelijk contact opgenomen worden met:
  > ENKEL TIJDENS DE WERKUREN (8.00 - 16.00 uur): Filip (+32 486 28 22 11);
  > TIJDENS HET WEEKEND: Jean-Pierre (+32 57 40 09 17 of  +32 471 99 94 34);
  > TIJDENS DE ZOMERVAKANTIE: residentie (+32 486 28 22 11)
• Een medewerker zwaait jullie uit. Op dat moment gebeurt een eerste snelle controle van de accommodatie, met eventuele aanwijzingen die extra poetskosten kunnen voorkomen. De vaststellingen op het vertrekmoment zijn evenwel nooit definitief. KSA Hemen vzw behoudt zich het recht de eigenlijke afrekening te bepalen op basis van de vaststellingen tussen het vertrek van jouw groep en de aankomst van de volgende.
• Heb je een klacht over je verblijf? Je kan deze (en eventuele suggesties ter verbetering) altijd aan ons melden via [email protected]. Verloopt dat moeilijk, dan kan je bij Centrum voor Jeugdtoerisme terecht (www.cjt.be) om via bemiddeling tot een oplossing te komen. De regelgevende instantie Toerisme Vlaanderen kan je contacteren op [email protected] of op + 32 2 504 04 00.
  
  Download hier de verblijfsafspraken in PDF.
  Téléchargez ici les modalités générales de séjour en PDF.