PRIVACYVERKLARING VAN KSA HEMEN VZW
(versie 18-06-2020)
KSA Hemen vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respect voor uw privacy.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KSA Hemen vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als KSA Hemen vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
KSA Hemen VZW | Dwarsweg 1, 8560 Gullegem | [email protected] | 0475/ 24 29 15
Aan wie is deze privacyverklaring gericht?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere verblijvende groepen, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, klanten en prospecten, leveranciers.
Waarom wij persoonsgegevens verwerken
Uw persoonsgegevens worden door KSA Hemen vzw verwerkt:
• voor de benodigde administratie in functie van een geboekt verblijf in de huizen Monsalvaet, Parsifal en/ of Lanceloot (uitvoering overeenkomst);
• in functie van het versturen van informatie over het verblijf in onze huizen (gerechtvaardigd belang)
• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van KSA Hemen vzw (uitvoering overeenkomst);
• voor het versturen van informatie of uitnodigingen voor onze activiteiten (gerechtvaardigd belang);
• voor antwoorden op uw vragen (gerechtvaardigd belang);
• voor het bestuur van de vereniging;
• voor het versturen van nieuwsbrieven (toestemming betrokkene);
• in functie van de verantwoording van onze werking bij de overheid die onze organisatie decretaal erkent en subsidieert (wettelijke verplichting).
• voor het bijhouden van de verblijvende deelnemers uit veiligheidsoverwegingen (wettelijke verplichting)
• voor aankopen, beheer van klanten en leveranciers (uitvoering overeenkomst)
In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en verwerken:
• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam
• Persoonlijke kenmerken: geboortedatum
• Privé contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres
• Financiële gegevens: rekeningnummer, betalingen, ...
• Aanwezigheid op activiteiten
• Beeldmateriaal (foto, video, ...)
We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (oa. boekingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, ...). KSA Hemen vzw verzamelt en verwerkt bovendien persoonsgegevens die we ontvangen van verblijvende groepen in onze huizen.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de hierboven omschreven doeleinden waarvoor we ze hebben verkregen.
Verstrekking aan derden - verwerkers
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting,...), het opslaan en verwerken van gegevens in de cloud (via een Cloud Service Provider), het verzorgen van IT-infrastructuur (servers, ...), het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat, het verzekeren van deelnemers en vrijwilligers, het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen, en andere software die wij gebruiken in functie van de doelstellingen van onze organisatie.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten of dezelfde bepalingen hebben overgenomen in de contractvoorwaarden. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verstrekking aan derden - ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
• Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze vzw en/of waarmee we activiteiten organiseren;
• Overheidsdiensten (oa. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsdienst,...);
Met deze partijen maken we uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. We geven uw contactgegevens nooit door voor commerciële doeleinden. Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Bewaartermijn
KSA Hemen vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (oa. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.
KSA Hemen vzw verbindt zich er toe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 5 jaar na het laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking).
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben de passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Zo hebben we volgende maatregelen genomen:
• Alle personen die namens KSA Hemen vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• We gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een fyrewall;
• We maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren op regelmatige tijdstippen onze maatregelen en stellen die bij indien nodig;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Ze volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van onze verantwoordelijkheid;
• Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.
Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden zoals vermeld in e-mails)
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.
Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om zich adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen we om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden u sterk aan om daarbij de pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.
Wijziging privacy statement
KSA Hemen vzw kan de privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail naar [email protected] als u deze wilt raadplegen.
U kan hier ook de privacy verklaring downloaden.