1. Het beheer en de uitbating van de KSA-hemen, Schomminkelstraat 20 en 22 in 8954 Westouter gebeurt door KSA Hemen vzw, Dwarsweg 1, 8560 Gullegem.

2. De verblijfsgroep wordt vertegenwoordigd door een meerderjarige.

3. De logies van KSA Hemen vzw zijn bedoeld voor jeugdvakantieverblijf en aldus erkend door Toerisme Vlaanderen. De huizen zijn dan ook niet toegankelijk voor verblijven gericht op festiviteiten. Als de huisverantwoordelijken bij reservering, betaling of tijdens het verblijf vaststellen dat dergelijke activiteiten gepland zijn, wordt de overeenkomst verbroken en wordt de toegang ontzegd. De verantwoordelijke van de groep zal aansprakelijk gesteld worden in geval van schade en/of andere onregelmatigheden. De waarborg wordt ingehouden.

4. Het is niet mogelijk een optie te nemen op een verblijfsperiode.

5. De KSA-hemen worden enkel uitgebaat in zelfkook en kunnen zowel afzonderlijk als samen gehuurd worden. KSA Hemen vzw biedt geen diensten aan, bij een meerdaags verblijf staat de groep zelf in voor maaltijden en de schoonmaak.

6. Tussen de periode van 11 juli tot 10 augustus dienen steeds tien opeenvolgende overnachtingen genomen te worden in de huizen Monsalvaet, Parsifal of het Graalkasteel. Vanaf 1 september zijn boekingen van een afwijkende duur mogelijk in de zomer van het daarop volgende jaar.

7. Voor een verblijf in het weekend worden altijd minstens twee overnachtingen aangerekend. 

8. De boeking van het logies is pas geldig na betaling van de waarborg en het voorschot of basisbedrag zoals aangegeven in art. 11.

9. Het basisbedrag* voor het verblijf is voor elk heem bepaald voor de beschikbare reservatieperiode. De prijzen zijn te vinden op de website www.ksahemen.be. De prijscategorie wordt bepaald bij reservering op basis van de aard van de groep (jeugdwerkverenigingen, jeugdgroepen of niet-jeugdgroepen). Indien de huisverantwoordelijke vaststelt dat de groep ten onrechte in een prijscategorie werd ondergebracht, kan ter plaatse bovenop de correcte prijscategorie een meerprijs tot 25% worden aangerekend.

10. De groep verklaart zich akkoord met de volgende betalingswijze:Elke groep betaalt een vaste waarborg.Vanaf tien maand voor het verblijf betaalt de groep een voorschot op het basisbedrag* (25% van het op dat moment toegepaste basisbedrag).
Vanaf drie maand voor het verblijf betaalt de groep het basisbedrag* dat geldt op het moment van verblijf, verminderd met het voorschot indien van toepassing.Bij reservatie binnen de drie maand voor het verblijf betaalt de verblijvende groep het basisbedrag* dat geldt op het moment van het verblijf.Na het verblijf betaalt de groep het saldo (energiekost, eventueel verhoogd met de vergoeding voor bijkomende opkuis, aanrekeningen en/of schade) en verminderd met de waarborg en eventuele toegekende kortingen.

11.Bij ontstentenis van een betaling binnen de 15 dagen vervalt het verblijf van rechtswege en zonder aanmaning.

12.Annuleren van een verblijf moet schriftelijk of per e-mail aan KSA Hemen vzw (Dwarsweg 1, 8560 Gullegem of [email protected]) gebeuren.
Bij annulering wordt minstens het waarborgbedrag ingehouden.
Bij annulering méér dan drie maand voor het vooropgestelde verblijf betaalt de groep het bepaalde voorschot (zoals bepaald in art. 11).
Bij annulering tussen de drie en één maand betaalt de groep 50% van het basisbedrag*.
Bij annulering van een maand tot een week voor het vooropgestelde verblijf betaalt de groep 90% van het basisbedrag*.
Bij annulering minder dan een week voor het vooropgestelde verblijf betaalt de groep het globale basisbedrag*.
Geannuleerde verblijfsdagen die opgevuld worden door een andere groep worden in vermindering genomen van het basisbedrag van de annulerende groep.
Een boeking kan door de groep worden overgedragen aan een andere groep. Beide groepen dienen dit schriftelijke of per e-mail te melden. Bij dergelijke globale overname door een andere groep betaalt de annulerende groep enkel de waarborg.
Terugbetaling gebeurt pas na de verblijfsperiode van de vervangende groep.

13. De verblijvende groep stelt zich respectvol op naar de omgeving van de jeugdverblijven. Lawaai na 22 uur is daarom niet toegelaten.

14. Het maximum aantal personen toegelaten in het huis (zoals aangegeven op www.ksahemen.be) mag voor de brandveiligheid en verzekering niet overschreden worden. Bij het overschrijden van het aantal vooropgestelde verblijvende personen behoudt KSA Hemen vzw zich het recht minstens de waarborg in te houden.

15. De groep dient zich te houden aan dag en uur van aankomst en vertrek zoals bepaald in de verblijfsafspraken. Het overschrijden van deze reservatieperiode zal aanleiding geven tot de bijkomende rekening van een extra overnachting.

16. Alle verblijvende leden van de groep zullen zich verzekeren tegen de wettelijke aansprakelijkheid ten opzichte van derden en tegen lichamelijke letsels.

17. KSA Hemen vzw verwerkt persoonsgegevens om de uitvoering van de huurovereenkomst mogelijk te maken. In de privacyverklaring ( http://www.ksahemen.be/algemene-info/privacyverklaring) informeert KSA Hemen vzw over de wijze waarop zij persoonsgegevens verwerkt. KSA Hemen vzw houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, waaronder maar niet beperkt tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Belgische Uitvoeringswet van 30 juli 2018. 

18. De groepsverantwoordelijke verklaart zich door de reservatie van een verblijf in de KSA-hemen akkoord met de verblijfsafspraken zoals vermeld op http://www.ksahemen.be/algemene-info/verblijfsafspraken.

19. Eventuele klachten of reacties kunnen telefonisch of via e-mail gericht worden aan het secretariaat 0475/24 29 15 of [email protected].

20. Voor geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van Kortrijk bevoegd.

* Basisbedrag per heem = aantal gereserveerde nachten x kostprijs per nacht